Intrebari frecvente monitorizare


Centrul National de Management Programe a realizat mai multe intalniri cu contractorii reprezentati de catre directorii de proiecte si/sau responsabilii economici. In cadrul acestor intalniri s-au pus o serie de intrebari ale caror raspunsuri le prezentam in continuare:

  1. Se pot nominaliza pe lista de personal a proiectelor, alte persoane, decat cele angajate in entitatile participante la realizarea proiectului?


  2. Care este rolul Notificarii de deplasare?


  3. Cum se justifica si se deconteaza cheltuielile cu deplasarile?


  4. Sunt acceptate la decontare cheltuielile efectuate inaintea deplasarii pentru rezervarea cazarii, plata transportului sau plata taxei de participare?


  5. Care este modul de efectuare al auditului?


  6. Ce perioada din contract trebuie sa acopere auditul?


  7. De catre cine poate fi efectuat auditul?


  8. Cand se realizeaza auditul?


  9. Care este continutul Certificatului de audit?


  10. Cum se deconteaza piesele de schimb care depasesc valoarea de 1800 lei?


  11. Pot fi decontate ca obiecte de inventar cartile de specialitate sau abonamentele la reviste electronice de specialitate?


  12. Obiectele de inventar trebuie prevazute in lista de dotari?


  13. Pentru contractele cu tertii este necesara aprobarea C.N.M.P.?


  14. Taxele pentru brevetare sunt eligibile? Daca da, la ce categorie de cheltuieli se deconteaza?


  15. Care sunt categoriile de cheltuieli care se incadreaza la "Alte cheltuieli specifice proiectului"?


  16. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza taxele pentru depunerea la banci a microorganismelor?


  17. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza sevice-ul pentru aparate?


  18. Dupa semnarea contractului este posibila majorarea categoriei de cheltuieli indirecte (regie)?


  19. Cum se evidentiaza regia partenerilor?


  20. Se pot realiza dotari prin leasing?


  21. Cum se realizeaza decontarea dotarilor ca urmare a aplicarii ajutorului de stat?


  22. Este necesara justificarea modului de aplicare a amortizarii?


  23. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza software-ul?


  24. Poate fi modificata lista de dotari de la contractul de finantare?


  25. Este necesara respectarea Legii Achizitiilor Publice de catre toti participantii la realizarea proiectului?


  26. Poate fi modificata lista de personal de la contractul de finantare?


  27. Se pot realiza realocari intre categorii de cheltuieli?


  28. Cum realizeaza coordonatorul de proiect plata catre parteneri?


  29. Se pot retrage parteneri din consortiu?



1. Se pot nominaliza pe lista de personal a proiectelor, alte persoane, decat cele angajate in entitatile participante la realizarea proiectului?

Raspuns:

Lista de personal cuprinde persoanele necesare pentru realizarea obiectivelor proiectului de cercetare. In lista de personal pot fi incluse si persoane care la momentul semnarii contractului de finantare a proiectului nu sunt salariate ale entitatii participante. Respectivele persoane pot fi angajate cu contracte de munca pe perioada determinata, pe perioada de derulare a proiectului. Decizia de angajare apartine entitatii respective.

2. Care este rolul Notificarii de deplasare?

Raspuns:

Notificarea de deplasare are rolul de informare cu privire la efectuarea unei deplasari. Notificarea se depune la C.N.M.P. cu numar de inregistrare si nu necesita aprobarea CNMP.

3. Cum se justifica si se deconteaza cheltuielile cu deplasarile?

Raspuns:

Cheltuielile pentru deplasari in tara sunt reglementate de H.G. nr. 1860/2006 si cuprind:
- cheltuieli de transport;
- cheltuieli de cazare;
- indemnizatie de delegare (diurna).
Cheltuielile pentru deplasari in strainatate sunt reglementate de H.G. nr. 518/1995, cu modificarile ulterioare si cuprind:
- cheltuieli de transport;
- cheltuieli de cazare;
- indemnizatie de delegare (diurna).
In cheltuielile de transport se includ taxele de autostrada si taxele de viza, acolo unde este cazul.
Decontarea tuturor cheltuielilor ocazionate de efectuarea unei deplasari se va face dupa efectuarea deplasarii respective.

4. Sunt acceptate la decontare cheltuielile efectuate inaintea deplasarii pentru rezervarea cazarii, plata transportului sau plata taxei de participare?

Raspuns:

In situatia in care pentru realizarea proiectului este necesara deplasarea unei (unor) persoane cuprinse in lista de personal a proiectului, sunt acceptate la decontare cheltuielile cu deplasarea. Ele vor fi decontate dupa efectuarea deplasarii respective, chiar daca datele facturilor emise pentru aceste servicii nu sunt aferente perioadei de decontare (apartin altei etape de realizare).

5. Care este modul de efectuare al auditului?

Raspuns:

Contractorul principal este responsabil de modul in care partenerii respecta prevederile contractuale. Acest fapt si-l asuma prin prezentarea certificatului de audit.
Contractorul principal are doua posibilitati de realizare a auditului:
a) fiecare partener realizeaza propriul audit, iar conducatorul de proiect centralizeaza respectivele audituri.
b) conducatorul de proiect poate realiza auditul pentru toti partenerii.

6. Ce perioada din contract trebuie sa acopere auditul?

Raspuns:

Certificatele de audit prezentate la C.N.M.P. se intocmesc anual si trebuie sa acopere toata perioada de derulare a contractului si implicit valoarea solicitata spre decontare pana la data ultimei etape predate (suma perioadelor auditate trebuie sa fie egala cu durata contractului).

7. De catre cine poate fi efectuat auditul?

Raspuns:

Auditul poate fi efectuat de catre auditorul public intern sau de catre un auditor extern (persoana fizica sau juridica autorizata), pe baza de contract de prestari servicii, care poate fi decontat din categoria de cheltuieli "Lucrari si servicii prestate de terti".

8. Cand se realizeaza auditul?

Raspuns:

Auditul se realizeaza o data pe an si se preda la C.N.M.P., de regula, o data cu ultimul raport de activitate din anul respectiv, dar nu mai tarziu de 15 decembrie.

9. Care este continutul Certificatului de audit?

Raspuns:

Modelul de certificat de audit poate fi descarcat de pe site-ul C.N.M.P. (pagina de monitorizare).

10. Cum se deconteaza piesele de schimb care depasesc valoarea de 1800 lei?

Raspuns:

Acestea pot fi decontate in baza unei note justificative, semnata de catre directorul economic al institutiei respective, care sa ateste necesitatea achizitionarii acelor piese de schimb.

11. Pot fi decontate ca obiecte de inventar cartile de specialitate sau abonamentele la reviste electronice de specialitate?

Raspuns:

Da, daca sunt in domeniul de specialitate al proiectului.

12. Obiectele de inventar trebuie prevazute in lista de dotari?

Raspuns:

Obiectele de inventar reprezinta obiecte a caror valoare nu poate depasi 1800 lei si care sunt obiecte functionale de sine statatoare. In consecinta acestea nu trebuie sa fie prevazute in lista de echipamente a contractului.
Echipamentele periferice ale calculatoarelor (monitoare, imprimante etc) sunt considerate dotari independente chiar daca valoarea lor este mai mica de 1800 lei, deoarece sunt considerate imbunatatiri ale echipamentelor existente si ca urmare, majoreaza valoarea mijlocului fix respectiv.

13. Pentru contractele cu tertii este necesara aprobarea C.N.M.P.?

Raspuns:

In conformitate cu prevederile Cap. IV, art 9 din contractul de finantare, nu este necesara aprobarea Autoritatii Contractante pentru realizarea contractelor cu tertii.

14. Taxele pentru brevetare sunt eligibile? Daca da, la ce categorie de cheltuieli se deconteaza?

Raspuns:

Cheltuielile ocazionate de inregistrarea, publicarea, examinarea si tiparirea brevetului sunt cheltuieli eligibile si pot fi decontate la capitolul "Alte cheltuieli specifice". Cheltuielile ocazionate de mentinerea in functiune a brevetului obtinut NU sunt cheltuieli eligibile si nu pot fi decontate prin contractele de finantare.

15. Care sunt categoriile de cheltuieli care se incadreaza la "Alte cheltuieli specifice proiectului"?

Raspuns:

La aceasta categorie de cheltuieli se incadreaza "Activitatile suport" asa cum sunt prevazute prin Pachetul de informatii (tabelul 1).

16. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza taxele pentru depunerea la banci a microorganismelor?

Raspuns:

Acesta categorie de cheltuieli reprezinta de fapt o "inchiriere". Ea poate fi decontata fie din categoria "Alte cheltuieli specifice", fie din categoria "Cheltuieli indirecte".

17. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza sevice-ul pentru aparate?

Raspuns:

Aceasta categorie de cheltuieli se poate deconta din categoria "Cheltuieli indirecte".

18. Dupa semnarea contractului este posibila majorarea categoriei de cheltuieli indirecte (regie)?

Raspuns:

Este posibila, in conditiile in care regia entitatii a fost modificata. Se solicita intocmirea unei note justificative semnata de catre conducatorul entitatii si de catre directorul de proiect.

19. Cum se evidentiaza regia partenerilor?

Raspuns:

Regia partenerilor este evidentiata in sectiunea 2 a Raportului de activitate, la categoria "Cheltuieli indirecte". Este obligatoriu sa se precizeze metoda de calculatie (cheia de repartizare).

20. Se pot realiza dotari prin leasing?

Raspuns:

In cazul dotarilor prin leasing, pana la achitarea intregii valori, proprietarul produsului achizitionat este societatea de leasing. Prin urmare, sumele corespunzatoare acestor dotari prin leasing, nu pot fi decontate.

21. Cum se realizeaza decontarea dotarilor ca urmare a aplicarii ajutorului de stat?

Raspuns:

In cazul entitatilor care NU beneficiaza de ajutor de stat decontarea mijlocului fix se realizeaza integral.
In cazul entitatilor care beneficiaza de ajutor de stat valoarea decontata se calculeaza dupa formula:

v=(Vt/D)*P

unde:
v - reprezinta valoarea maxima care poate fi decontata in cadrul contractului de cercetare;
Vt - reprezinta valoarea totala a mijlocului fix;
D - reprezinta durata normata de viata a mijlocului fix, exprimata in luni;
P - reprezinta durata cuprinsa intre luna urmatoare achizitiei si luna de finalizare a contractului, exprimata in luni.

22. Este necesara justificarea modului de aplicare a amortizarii?

Raspuns:

In cazul in care institutia utilizeaza metoda amortizarii liniare nu este nevoie de o justificare in acest sens.
In cazul in care institutia utilizeaza metoda amortizarii degresive, atunci este necesara prezentarea unei declaratii din partea institutiei din care sa reiasa acest lucru.
In cazul in care institutia utilizeaza metoda amortizarii accelerate, atunci este necesara prezentarea unei declaratii din partea institutiei din care sa reiasa acest lucru precum si aprobarea Directiei Generale a Finantelor Publice si Control Financiar.

23. Din care categorie de cheltuieli se deconteaza software-ul?

Raspuns:

Software-ul se deconteaza din categoria de cheltuieli "Dotari independente – calculatoare, echipamente periferice".

24. Poate fi modificata lista de dotari de la contractul de finantare?

Raspuns:

Lista dotarilor trebuie sa respecte in ansamblu lista de dotari din oferta proiectului, conform art.6 litera "s" din contractul de finantare. In cazul in care, in urma achizitiilor efectuate, mai raman disponibile resurse financiare, acestea pot fi folosite si pentru alte dotari, caz in care lista de dotari poate fi completata. Aceasta modificare se realizeaza printr-un act aditional.

25. Este necesara respectarea Legii Achizitiilor Publice de catre toti participantii la realizarea proiectului?

Raspuns:

In conformitate cu prevederile art. 33 din contractul de finantare, pentru orice achizitie realizata in scopul derularii respectivului contract, ESTE OBLIGATORIU, CA TOTI PARTENERII, INDIFERENT DE FORMA DE ORGANIZARE, sa respecte prevederile legislatiei privind achizitiile publice.

26. Poate fi modificata lista de personal de la contractul de finantare?

Raspuns:

Da, prin act aditional (justificarea schimbarii se face printr-un articol cuprins in actul aditional) .

27. Se pot realiza realocari intre categorii de cheltuieli?

Raspuns:

Da, prin Acordul de realocare se pot realoca sume de bani intre categoriile de cheltuieli (in cadrul aceluiasi an), cu respectarea prevederilor contractuale.

28. Cum realizeaza coordonatorul de proiect plata catre parteneri?

Raspuns:

Coordonatorul realizeaza plata catre parteneri pe baza cererii de plata, conform OUG 57.

29. Se pot retrage parteneri din consortiu?

Raspuns:

Da. Se pot retrage parteneri din consortiu cu conditia ca dupa retragere sa ramana minimum 3 parteneri, conform Pachetului de Informatii, iar activitatile asumate initial de partenerul retras sa fie preluate spre realizare de catre partenerii ramasi in consortiu.


NOTA: Realizarea unui contract de cercetare presupune respectarea intregii legislatii nationale si europene, indiferent daca este vorba de achizitii, proprietate intelectuala, aspecte etice, finante contabilitate, ajutor de stat etc. precum si prevederile contractuale.